Il tempo come risorsa chiave nelle aziende moderne
Un team di astronauti alla ricerca di un mondo in cui l’umanità possa sopravvivere approda sul pianeta Miller, in cui il tempo scorre in modo diverso ed ogni ora passata equivale a sette anni sulla Terra.
Il colossal Interstellar ci ricorda un concetto fondamentale: il tempo non è solo una misura cronologica ma una risorsa che, se mal gestita, può portare a gravi conseguenze. Nelle aziende di oggi accade lo stesso: il modo in cui il tempo viene speso, pianificato e condiviso incide sulla produttività, sul benessere delle persone e sulla sostenibilità dei progetti.
I lavoratori e le lavoratrici sono, quindi, chiamati ad essere dei “Capitan Cooper” e gestire in modo strategico il proprio tempo.
Project Management: molto più di scadenze e Gantt
“Un obiettivo senza un piano è solo un desiderio.”
Antoine de Saint-Exupéry
Secondo il Project Management Institute (PMI), solo il 35% dei progetti viene completato rispettando tempi, budget e qualità previsti. Questo ci ricorda che senza un approccio strutturato la maggior parte degli sforzi rischia di fallire o rallentare; ecco perché è fondamentale il Project Management.
Quando si parla di Project Management, la maggior parte delle persone pensano a diagrammi di Gantt, cronoprogrammi dettagliati e scadenze rigide. In realtà, dentro a questo termine è racchiuso molto di più: un approccio sistemico che pone al centro la collaborazione efficace, la definizione di obiettivi chiari e condivisi e la gestione intelligente delle priorità.
Il vero valore di questo approccio risiede nella sua capacità di creare una struttura ma senza imporre rigidità, di favorire la comunicazione trasparente e di responsabilizzare ogni membro di un team. Non si tratta di imporre controlli oppressivi o burocratizzare i processi ma di fornire un framework che permetta alle persone di lavorare meglio insieme.
Lezioni utili per chi gestisce persone e organizzazioni
Per raggiungere una buona padronanza del Project Management è necessario interiorizzare nella pratica quotidiana una serie di azioni che analizzeremo attraverso il film “The Imitation Game” (2014).
- Definizione chiara degli obiettivi: definire un obiettivo chiaro, SMART e condiviso è fondamentale per guidare il team, fornire un senso a ciò che viene svolto e mantenere alta la motivazione, anche di fronte a compiti complessi.
Nel film, ad Alan Turing ed al suo team viene assegnato un obiettivo preciso: decifrare Enigma per salvare vite e accelerare la fine della guerra.
- Suddivisione delle attività in fasi gestibili: l’approccio noto come Work Breakdown Structure permette di facilitare la pianificazione ed il controllo sull’avanzamento del progetto; allo stesso tempo offre alle persone la possibilità di vedere progressi in modo concreto e raggiungere traguardi intermedi in grado di mantenere alta la motivazione.
Una volta terminata la fase di “assestamento”, Turing ed il team adotta questo approccio, affrontando il problema attraverso una ricerca strutturata, costruendo macchine e testando nuove strategie passo dopo passo.
- Assegnazione di ruoli e responsabilità: la confusione sui ruoli è una delle principali cause di inefficienza. Per permettere al progetto di evolversi, è necessario che ogni persona sappia cosa fare, con quali risorse e in quali tempi; questa chiarezza elimina sovrapposizioni, riempie i vuoti di responsabilità e accelera i processi decisionali.
La decodificazione di Enigma rappresenta un successo collettivo che va oltre il protagonista: il gruppo di lavoro riunisce matematici, linguisti e crittoanalisti, ciascuno valorizzato per le proprie specializzazioni e incaricato di mansioni specifiche in linea con le competenze distintive
- Monitoraggio e feedback costante: il controllo regolare del percorso permette di correggere eventuali deviazioni e valorizzare i progressi. Check-point programmati e momenti di retrospettiva permettono di identificare tempestivamente problemi e opportunità, mantenendo i membri allineati e pronti ad adattarsi ai cambiamenti.
La vera sfida di Enigma era il suo cambio quotidiano di codice di criptazione. Questo cambiamento continuo ha reso necessario per il team delle azioni di monitoraggio e di feedback costante al fine di re-indirizzare gli sforzi verso la scoperta del codice di decodifica.
Strumenti pratici per organizzare meglio tempo e lavoro
Per migliorare la gestione del tempo e aumentare la produttività, esistono diversi strumenti e metodologie che aiutano a organizzare il lavoro in modo più chiaro ed efficiente. Di seguito alcuni approcci pratici che possono fare la differenza nella quotidianità professionale.
- Kanban e visual board: sono lavagne fisiche o digitali che permettono di visualizzare lo stato delle attività dividendole in “Da fare”, “In corso”, “In revisione” e “Completato”. Grazie a questo strumento, tutti i membri del team ottengono una visione chiara dello stato dei progetti e possono identificare facilmente i colli di bottiglia.
- Time blocking e pianificazione settimanale: si tratta di una tecnica di time management che consiste nell’allocare in blocchi di tempo dedicati a compiti specifici all’interno della giornata lavorativa.
- Meeting brevi e mirati: ogni anno un dipendente perde in media circa 146 ore in riunioni improduttive. Strutturare meeting di breve durata e con un obiettivo chiaro permette di massimizzare l’attenzione sul tema ed affrontarlo in modo efficace.
- Uso consapevole della tecnologia: gli strumenti tecnologici devono essere degli alleati e non fonti di distrazione ma per far sì che ciò accada è importante stilare delle regole per il loro utilizzo. Si stima, inoltre, che entro la fine del 2025 il mercato del software di project management supererà i 7,2 miliardi di dollari rendendoli dei “must have” per le aziende e non più dei plus.
Gli errori più comuni nella gestione del tempo in azienda
Nonostante l’adozione di strumenti e buone pratiche, molte aziende continuano a inciampare in errori ricorrenti che compromettono l’efficacia e la produttività. Riconoscere questi ostacoli è il primo passo per evitarli e migliorare davvero la gestione del tempo:
- Riunioni infinite senza obiettivi chiari: riunioni troppo lunghe, senza un’agenda chiara, con troppi partecipanti o senza un follow-up definito generano solo frustrazione e inefficienza. Ordini del giorno, ruoli dei partecipanti ben definiti, durate prestabilite e verbale di “So What?” diventano asset essenziali per gestire al meglio questi momenti.
- Priorità confuse o in continua variazione: è la principale causa di fallimento dei progetti. È fondamentale stabilire criteri chiari per definire le priorità e comunicare tempestivamente qualsiasi cambiamento, spiegandone le ragioni e le implicazioni.
- Carichi di lavoro sbilanciati: una distribuzione disomogenea del lavoro crea inefficienze, tensioni e demotivazione nel team. È importante monitorare regolarmente i carichi di lavoro e, davanti a uno squilibrio, intervenire.
- Assenza di momenti di verifica: senza dei check up periodici il lavoro diventa “a compartimenti stagni”, ciò porta ad una perdita di sinergia e un alto rischio di duplicare sforzi o di procedere in direzioni divergenti.
Benefici di un approccio da Project Manager sul clima organizzativo
Integrare il project management nella gestione quotidiana porta vantaggi tangibili:
- Maggiore efficienza e meno stress
Un approccio strutturato alla gestione del tempo e dei progetti riduce significativamente lo stress legato all’incertezza, alle scadenze mal gestite e alla sensazione di essere sempre in ritardo. Sapere esattamente ciò che bisogna fare, quando e come, permette di concentrarsi sul lavoro e ridurre l’ansia di dover gestire l’imprevisto.
- Migliore comunicazione interna
Il project management promuove la comunicazione trasparente e strutturata. Report regolari, meeting con agenda chiara e documenti condivisi creano un flusso informativo che riduce malintesi, duplicazioni e conflitti. Secondo il PMI (project Management Institute) questo è uno dei principali benefici del modello.
- Collaborazione e senso di responsabilità condivisa
Quando i ruoli e i compiti sono chiari, gli obiettivi sono condivisi ed ogni contributo è riconosciuto nel suo valore si crea un senso di responsabilità condivisa. Non si è più lavoratori isolati ma membri di un team orientato verso un obiettivo comune.
- Benessere e motivazione delle persone
Un ambiente di lavoro organizzato in cui le persone possono vedere i risultati concreti del loro lavoro e scambiarsi feedback per un miglioramento continuo, è un ambiente che favorisce il benessere psicologico e la motivazione. Le persone si sentono più realizzate professionalmente e più equilibrate nella gestione vita-lavoro.
Dal metodo alla cultura
Il vero cambio di paradigma avviene quando i principi del project management smettono di essere delle linee guida applicate a progetti specifici e diventano parte integrante della cultura aziendale.
In questa trasformazione culturale, il ruolo dei e delle HR manager e responsabili di team diventa fondamentale. Non si tratta di imporre nuove procedure ma di guidare le persone in un percorso che richiede tempo, pazienza e costanza, ma che può trasformare radicalmente l’esperienza lavorativa, rendendola più gratificante, produttiva e sostenibile nel lungo termine.
Come dice Seneca, “Non possiamo dirigere il vento, ma possiamo orientare le vele.”
Insieme alle figure consulenziali con cui collabora, Zeta Service accompagna gli e le HR nel guidare questo cambiamento culturale all’interno delle proprie realtà, promuovendo una visione del lavoro in cui il rispetto per il tempo si trasforma in rispetto per le persone e dove l’efficienza organizzativa diventa la base per costruire ambienti di lavoro più collaborativi, motivanti e orientati al benessere collettivo.