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27 settembre 2021 Come applicare correttamente lo smart working (o home working) in azienda
CdL Lumina

Come applicare correttamente lo smart working (o home working) in azienda

A partire dal 1° gennaio 2022 sarà necessario regolamentare le modalità di smart working in azienda e stipulare accordi individuali con i lavoratori. Scopri come sta cambiando la normativa sullo smart working.

Smart working semplificato 2021, come cambia la normativa?

Il lavoro agile o Smart working ha avuto un’enorme diffusione nell’ultimo anno con l’inizio della pandemia da Covid-19. Proprio per via delle circostanze emergenziali, non si tratta di vero e proprio smart working, ma di Home working
Il lavoro agile, come già spiegato in questo articolo sulla definizione del lavoro agile, è infatti caratterizzato dai seguenti elementi:

  1. accordo tra le parti, ossia tra datore e lavoratore subordinato;
  2. prestazione lavorativa eseguita in parte all’interno dei locali aziendali e in parte all’esterno, senza una postazione fissa;
  3. assenza di vincoli di luogo o di orario di lavoro, nei limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale;
  4. con l’utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa che vengono forniti dal datore di lavoro.

In un momento storico complesso, la normativa sullo smart working è cambiata: fino a fine anno è infatti possibile far svolgere l’attività lavorativa in modalità agile senza la necessità di stipulare accordi con il lavoratore (c.d. smart working semplificato 2021), ma soltanto comunicando i nominativi dei lavoratori interessai sul portale di Clic Lavoro, utilizzando il format messo a disposizione dal Ministero del Lavoro.

Smart working e diritto alla disconnessione: come regolamentare il lavoro agile

Anche durante la fase emergenziale sarebbe opportuno regolamentare a livello aziendale lo svolgimento della prestazione in modalità agile, soprattutto per quanto concerne il diritto alla disconnessione. Come noto, la diffusione dell’home working ha comportato che non ci fosse più un netto confine tra la sfera privata e quella lavorativa, creando spesso situazioni di iper-connessione. In un articolo redatto dai nostri consulenti, abbiamo raccontato e spiegato qual è la differenza tra smart working e telelavoro.

Smart working, home working e telelavoro

Terminata la fase emergenziale, salvo ulteriori disposizioni normative, per poter svolgere l’attività in smart working a partire dal 1° gennaio 2022 sarà necessario regolamentarne le modalità di smart working in azienda e stipulare accordi individuali con i lavoratori, così come previsto dalla L. 81/2017. L'accordo, che deve essere stipulato per iscritto, ai fini della regolarità amministrativa e della prova, regolamenta:

  • l'esecuzione della prestazione anche all'esterno dei locali aziendali;
  • le modalità di esercizio del potere direttivo da parte del datore di lavoro;
  • i tempi di riposo e il diritto alla disconnessione del lavoratore.

Nel caso di accordo a tempo indeterminato, il recesso può avvenire con un termine di preavviso non inferiore a trenta giorni (novanta giorni in caso di lavoratori disabili). L’accordo deve essere inviato telematicamente sul sito di Clic Lavoro.

Smart working stabile dopo l’emergenza: come chiederlo ai lavoratori?

Qualora non fosse prorogata la fase emergenziale, le aziende che vorranno continuare a far lavorare i propri dipendenti in modalità agile dovranno regolamentarne le modalità di svolgimento al fine di introdurlo in modalità stabile in azienda. A tal fine i datori di lavoro potrebbero coinvolgere i lavoratori in una survey interna per raccogliere le esigenze circa il reale gradimento della possibilità di continuare a svolgere l’attività in modalità agile, dando ad esempio la possibilità di indicare per quanti giorni alla settimana/mese vorrebbero continuare a svolgere l’attività da remoto e quanti in presenza.

Smart working e lavoro in presenza

In base ai dati raccolti, la regolamentazione aziendale dello smart working rispecchierebbe maggiormente le esigenze dei propri dipendenti e contribuirebbe a raggiungere un maggior equilibrio in termini di work life balance e ad accrescere il livello di fidelizzazione dei lavoratori. Se ben organizzato, lo Smart working è un ottimo strumento di lavoro, utile ad accrescere la fiducia nei confronti dei propri collaboratori.
Decadono infatti gli elementi che prima dell’emergenza sanitaria si utilizzavano per monitorare il rendimento, non più in base all’orario e alla presenza fisica, ma in base ad obbiettivi indipendentemente dai tempi e dal luogo.

Coperture assicurative e infortuni durante lo smart working: cosa c’è da sapere?

I lavoratori in smart working sono coperti dalla stessa assicurazione di qualsiasi altro lavoratore dipendente. Sono coperti anche gli infortuni “in itinere”, cioè occorsi mentre ci si reca nel luogo in cui si intende lavorare, in caso questo sia diverso da casa propria. Di conseguenza, il datore non dovrà fare ulteriori comunicazioni all’Inail in quanto il lavoratore è già coperto dalla normale assicurazione Inail, come se stesse svolgendo l’attività per la quale è assicurato in azienda.

Per quanto riguarda gli infortuni in itinere, l’INAIL ha precisato, nella circolare n. 48 del 2017, che gli eventi  occorsi durante il normale percorso di andata e ritorno dal luogo di abitazione a quello prescelto per lo svolgimento della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali, sono tutelati quando il percorso sia connesso a esigenze legate alla prestazione stessa o alla necessità del lavoratore di conciliare le esigenze di vita con quelle lavorative e risponda a criteri di ragionevolezza.

Le denunce di infortunio seguono i medesimi termini di quelle previste per l’attività svolta nei locali aziendali. Il lavoratore dovrà informare tempestivamente il datore dell’eventuale infortunio. Il datore di lavoro dovrà inoltre consegnare, con cadenza almeno annuale, un’informativa relativa ai rischi sulla salute e sicurezza relativi allo svolgimento dell’attività in modalità agile.

Come gestire la malattia e la quarantena durante lo smartworking?

In caso di certificazione di malattia comune durante lo smart working, si seguiranno le normali regole di gestione del personale, giustificando l’assenza con l’evento di malattia e il lavoratore non potrà svolgere la prestazione lavorativa, neanche da remoto. Per quanto riguarda, invece, i provvedimenti di quarantena emanati nel corso dell’anno 2021, l’Inps ha chiarito che mancano le coperture finanziarie per considerarla evento di malattia. Pertanto, durante il periodo di quarantena, le alternative per supplire all’assenza in presenza del lavoratore sono:

  • prestazione in smart working, nell’ipotesi in cui la mansione sia compatibile;
  • in caso di sintomatologia, rivolgersi al proprio medico curante per il rilascio della certificazione di malattia comune.

Qualora le due alternative non fossero possibili, l’assenza potrà essere giustificata con l’utilizzo di ferie o assenza non retribuita. Le aziende, come trattamento di miglior favore, possono riconoscere permessi retribuiti a loro carico.