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Abbiamo preso un caffè con Pascal Benard, Head of HR Shared Services & Smart Working Project Manager in Axa Italia.
Con lui abbiamo parlato di come costruire un modello di Smart Working efficace, e di come la fiducia e la condivisione siano le chiavi per vincere paure e resistenze.
Qui sotto riportiamo un breve riassunto della conversazione. Se preferisci, puoi preparare un caffè e passare alcuni minuti con noi, riguardando il video.
COME STRUTTURARE UN PROGETTO DI SMART WORKING NEL MODO MIGLIORE?
Il progetto di Smart Working in Axa Italia è partito nel 2016, quando il concetto di lavoro agile, soprattutto in Italia, non era ancora molto diffuso.
Sfruttando però l’esperienza fatta in Axa Belgio, il modello di lavoro è stato portato anche in Italia, seguendo lo stesso processo:
- Abilitare le persone con tecnologie adeguate (da laptop e cellulari ai software per riunioni e piattaforme di condivisione), per fare in modo che il fattore tecnico fosse un vantaggio e non un limite. Per questo è stato dedicato anche un helpdesk specifico per il lavoro da remoto.
- Stabilire la policy e il regolamento. Axa ha scelto da subito una grande flessibilità: 2 giorni a settimana in Smart Working per tutti, per trasmettere a tutti fiducia nel nuovo modo di lavorare e nella capacità di tutte le persone di gestirlo.
- Ridisegnare gli spazi, che andavano ripensati per non essere inefficienti. Sono state tolte le postazioni fisse assegnate, in favore di tavoli condivisi, così come gli uffici singoli, per avvicinare manager e collaboratori.
- Accompagnare tutti in un processo di Change Management.
La grande differenza rispetto al modello “importato” riguarda quest’ultimo punto: a un percorso molto strutturato è stato sostituito un processo più rapido e fluido, puntando tutto su fiducia e Engagement.
GESTIRE IL CAMBIAMENTO: STORIE PER SUPERARE LA PAURA
Ogni cambiamento porta delle resistenze, soprattutto quando si parla di cambiare un modello organizzativo consolidato.
Introdurre meccanismi di grande flessibilità in un contesto molto rigido, fatto di routine ma anche di burocrazia, rischia di spiazzare le persone… soprattutto i manager, che con la distanza possono avere la sensazione di perdere il controllo. Come far capire che la presenza fisica dà solo un’illusione di controllo?
Per superare queste paure è stata ben sfruttata la fase pilota che ha consentito di mostrare concretamente il lavoro agile a tutti condividendo le storie di chi aveva provato il nuovo modello.
Axa Italia ha quindi organizzato gruppi di lavoro in cui 1.200 persone hanno potuto ascoltare, parlare, spiegarsi, confrontarsi, dibattere e convincersi. Dare fiducia alle persone, e aprire la discussione a tutti, ha permesso di rassicurare anche i più scettici e ingaggiare tutti per la nuova riuscita del modello: anche prima della pandemia il 96% delle persone aveva aderito allo Smart Working.
Anche i manager hanno quindi potuto considerare i collaboratori in modo diverso: non come figure da guidare e controllare ma come persone responsabili, in grado di gestire in autonomia il proprio tempo per raggiungere i propri obiettivi.
Un lavoro sulla cultura aziendale di questo tipo ha permesso all’azienda di arrivare preparata anche al “terribile” 2020: tutti i progetti previsti per l’anno sono stati portati a termine nonostante il lavoro da casa forzato per tutti.
COME AFFRONTARE LA NUOVA SITUAZIONE?
In uno scenario ancora dominato dall’ombra del Covid non stiamo lavorando “Smart”: siamo tutti rigidamente a casa e abbiamo perso una cosa fondamentale, ovvero l’interazione sociale.
Sentirsi bene in team, coltivare relazioni anche tra diversi team o con colleghi con cui non si lavora in modo continuativo… siamo tutti molto focalizzati verso progetti e attività specifiche ma manca la possibilità di “parlare di noi”.
Come fare per recuperare una buona dimensione sociale?
Pascal Benard indica tre possibili azioni, molto concrete:
- Organizzare Caffè e aperitivi virtual per dedicare parte del tempo lavorativo alla dimensione sociale e di incontro non focalizzato su un progetto, per recuperare il piacere della relazione.
- Frequenti “Morning meetings”, ovvero brevi e frequenti incontri individuali tra un manager e i suoi collaboratori per tenere i contatti, avere feedback immediati e poter agire tempestivamente in caso di difficoltà.
- Investire molto sulla formazione con webinar o gruppi di lavoro partecipati.
E tu come fai nella tua azienda?
Se vuoi raccontarci la tua esperienza, approfondire i temi dell’intervista o suggerirci nuove conversazioni, scrivici a pausa.caffe@zetaservice.com
Puoi riguardare tutta la conversazione con Pascal Benard qui sotto. Buon caffè!