La gestione del payroll prevede una serie di attività che variano di complessità a seconda della dimensione e delle caratteristiche dell’azienda. Per questo motivo, decidere di gestire internamente il processo di payroll, affidando tale compito all’ufficio delle risorse umane, può portare a errori e perdite economiche comunemente definite con il termine Payroll Leakage.
Cos’è il Payroll Leakage?
Il termine Payroll Leakage definisce la spesa (o il mancato guadagno) subita dall’azienda in maniera involontaria e inattesa a causa dell’inefficienza del payroll. Quindi, banalmente, è la perdita economica causata dagli errori – più o meno gravi – in merito al processo di gestione delle buste paga o a causa di una non ottimale progettazione del processo di payroll.
La difficoltà per le aziende nell’individuare le aree di inefficienza del proprio payroll risiede nel fatto che spesso queste aree sono rappresentate da pratiche così radicate nel sistema organizzativo da non essere percepite come fonti di perdite economiche reali o come processi migliorabili.
Può trattarsi, ad esempio, di metodi di elaborazione delle buste paga obsoleti e quindi facilmente suscettibili di errori, oppure di errori nelle fasi antecedenti e successive come:
- La gestione dei dati del personale, in merito ad anagrafica e rilevazione presenze
- La fase di post payroll, in merito agli adempimenti fiscali e contributivi
Le perdite economiche legate al Payroll Leakage non si limitano però a questi casi.
Cause dell’inefficienza del payroll
Le principali cause dell'inefficienza del payroll oggi sono facilmente imputabili alla mancata visibilità e al mancato controllo sui dati dovuto all’assenza di processi automatizzati nella gestione stessa del payroll. Non si tratta, quindi, solo di errori legati alla busta paga ma legati anche ad altre situazioni aziendali. Alcuni esempi sono:
- Processi di retribuzione gestiti manualmente e non documentati
- Busta Paga errata per inesattezze nel calcolo di benefit, straordinari e altre voci retributive
- Assenza di benchmark tra retribuzione e redditività dei dipendenti
- Ritardi negli adempimenti legali e contributivi che possono comportare sanzioni
- Rallentamento dei processi decisionali per difficoltà nella raccolta dei dati
- Difficoltà di gestione delle riorganizzazioni interne per mancati standard retributivi
- Possibili cause legali con i dipendenti
- Perdita di reputazione e danni al branding
La gestione di un payroll inefficiente è, quindi, non solo fonte di costi ma anche di mancati profitti per l’azienda, risolvibili automatizzando e uniformando i processi al fine di migliorare la visibilità dei dati.
Come evitare il Payroll Leakage attraverso l'ottimizzazione dei costi
Come detto, il Payroll Leakage si verifica per una mancata visibilità e uniformità nella gestione del processo di payroll e, conseguentemente, per il mancato calcolo del costo del lavoro e degli errori connessi. Per ottimizzare i costi un’azienda deve innanzitutto elaborare un modello di lavoro standardizzato che permetta non solo di individuare la fonte della perdita ma anche il perché si è realizzata.
Solo individuando la causa del Payroll Leakage è, infatti, possibile trovare la soluzione che permette di arginare la perdita e quindi ottimizzare i costi legati al payroll. Perché questo accada in modo sistematico – e non reattivo rispetto al problema contingente – l’azienda deve compiere un cambiamento di approccio globale:
- Il Payroll Leakage dev’essere percepito come una variabile di spesa controllabile
- Le spese ragionevoli devono essere facilmente distinguibili da quelle irragionevoli
- La causa delle perdite di payroll dev’essere identificabile (dove, perché e quando)
- La gravità della perdita dev’essere contestualizzabile e misurabile
- Il problema legato alla perdita dev’essere risolvibile
- La soluzione dev’essere replicabile e sostenibile nel lungo termine
L’adozione di sistemi tecnologici e automatizzati, che permettono visibilità e controllo dei dati a tutti i livelli aziendali interessati, è una delle soluzioni con cui le aziende possono modernizzare la propria gestione interna e quindi ottimizzare i costi. L’altra valida alternativa, sempre più adottata, è l’outsourcing del payroll.
Ottimizzare i costi con l’esternalizzazione del payroll
Con la crescita dell’azienda crescono anche le complessità – e quindi i possibili errori – nelle procedure di payroll. Le inefficienze e le perdite economiche possono quindi diventare rilevanti ma non facilmente rilevabili se l’azienda non dispone del know how, di processi standardizzati e delle tecnologie necessarie per individuare, misurare e risolvere i Payroll Leakage.
I costi di implementare internamente la tecnologia e la formazione necessaria sono ingenti – in termini di investimento e risorse umane coinvolte – e risulta, quindi, spesso più sostenibile per le aziende esternalizzare la gestione del payroll.
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