Se è vero che la consegna della busta paga al dipendente è un obbligo di legge di cui i datori di lavoro sono ben consapevoli, è anche vero che rispettare tempi e modalità richiede una conoscenza approfondita delle specifiche procedure e delle norme.
Infatti, è solo con il cedolino busta paga (o prospetto paga) che il dipendente può conoscere come è stata calcolata la sua retribuzione e avere altre importanti informazioni quali:
- Le trattenute fiscali e contributive
- Le ferie e i permessi maturati e/o consumati
- L'accantonamento del TFR
La consegna del cedolino paga è quindi un diritto del lavoratore – e, di conseguenza, un obbligo per il datore di lavoro – al pari dello stipendio e deve avvenire contestualmente con la retribuzione.
Come rispettare l’obbligo di consegna della busta paga così come previsto dalla Legge n.4 del 5 gennaio 1953? Senza dubbio dotandosi di un buona procedura di payroll che segua scrupolosamente sia le indicazioni di legge nazionali sia del Contratto Collettivo Nazionale del Lavoro (CCNL) che disciplina l’attività dell’azienda.
Vediamo gli aspetti principali da curare per non rischiare sanzioni.
Entro quando consegnare il cedolino paga?
L’articolo 1 della Legge n.4 del 5 gennaio 1953 stabilisce chiaramente che il datore di lavoro ha l’obbligo di consegnare la busta paga al dipendente “al momento della corresponsione della retribuzione”, ma non è altrettanto chiara sul determinare entro quando questo deve avvenire per non commettere una violazione dei termini.
La mancanza di chiarezza da parte della norma comporta non pochi problemi interpretativi per le aziende. Come fare chiarezza? I dubbi possono in parte essere risolti riferendosi ad altre fonti:
- Il Libro Unico del Lavoro: Istituito nel 2008, il LUL prevede la consegna del cedolino paga entro la fine del mese successivo a quello di competenza.
- I Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro (CCNL): Un’interpretazione giurisprudenziale diffusa è quella di far coincidere il termine massimo entro il quale consegnare al dipendente la busta paga con il termine ultimo per il versamento dello stipendio come previsto dal CCNL di riferimento.
Un’ultima precisazione va fatta sul caso in cui al lavoratore non viene erogato lo stipendio per:
- Trattenute maggiori al netto da versare
- Crisi o difficoltà finanziarie aziendali
C’è l’obbligo di consegnare la busta paga in mancanza di retribuzione? La risposta è sì, anche perché, come detto, solo con il cedolino paga il dipendente può conoscere come si è arrivati alla determinazione del suo stipendio.
Le sanzioni per mancata consegna del prospetto paga
Quali sono le sanzioni previste per il datore di lavoro che non consegna la busta paga? La mancata consegna – così come il ritardo, l’omissione o l’inesattezza delle registrazioni – possono infatti portare il lavoratore a presentare una denuncia e, di conseguenza, l’azienda a subire un controllo da parte dell’Ispettorato del Lavoro.
Le sanzioni per mancata consegna del prospetto paga cambiano a seconda che il datore di lavoro adempia all’obbligo consegnando una busta paga oppure una copia delle scritturazioni del LUL.
Nel primo caso le sanzioni sono previste dall’art. 5 della Legge n. 4 del 1953 nei seguenti termini:
- Una sanzione amministrativa pecuniaria da € 150 a € 900.
- Se la violazione si riferisce a più di cinque lavoratori o a un periodo superiore a sei mesi la sanzione va da € 600 a € 3.600.
- Se la violazione si riferisce a più di dieci lavoratori o a un periodo superiore a dodici mesi la sanzione va da € 1.200 a € 7.200.
Nel secondo caso, invece, l’ammontare delle sanzioni è disciplinato dalla Legge n. 133 del 2008 in questi termini:
- Una sanzione amministrativa pecuniaria da € 150 a € 1.500.
- Se la violazione si riferisce a più di cinque lavoratori o a un periodo superiore a sei mesi la sanzione va da € 500 a € 3.000.
- Se la violazione si riferisce a più di dieci lavoratori o a un periodo superiore a dodici mesi la sanzione va da € 1.000 a € 6.000.
Le modalità consentite per la consegna della busta paga
Come evitare le sanzioni? Consegnando puntualmente e corrette le buste paga ai dipendenti con una delle seguenti modalità consentite dalla legge:
- Consegna a mano del cedolino paga: In questo vige l’obbligo di firma della busta paga da parte del lavoratore sulla copia che l’azienda deve conservare come dimostrazione dell’avvenuta consegna.
- Consegna via email o PEC: L’interpello n.1 del 2008 del Ministero del Lavoro ha confermato come forme valide di invio del cedolino paga sia la email sia la PEC intestata al lavoratore. Nel caso della comune email l’azienda deve però dotarsi di strumenti che consentono di dimostrare la consegna avvenuta.
- Consegna tramite caricamento sul web: L’interpello n.13 del 2012 del Ministero del Lavoro consente la consegna dei cedolini anche caricandoli su un sito web in un'area riservata e accessibile solo al dipendente intestatario. Anche in questo modo è fondamentale dotarsi di strumenti che attestino l’effettivo caricamento del documento.
Rispettare l’obbligo di consegna della busta paga con un’efficiente gestione del payroll
Come visto, la mancata consegna del cedolino paga al dipendente, così come le omissioni o inesattezze nella compilazione, espongono l’azienda a denunce, ispezioni e sanzioni. È importante, poi, che un’azienda tenga presente anche altre conseguenze, come la perdita di immagine e reputazione, la perdita di talenti e un alto tasso di turnover.
Per evitare queste estreme conseguenze è indispensabile la corretta gestione del payroll che consente a un’azienda di essere puntuale negli adempimenti e precisa nella compilazione della busta paga.
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