Che cos’è il codice disciplinare aziendale?
Il datore di lavoro detta le regole di comportamento che devono essere osservate in azienda, al fine di garantire che lo svolgimento della prestazione lavorativa sia ordinato. Il datore di lavoro, inoltre, ha la facoltà di adottare provvedimenti sanzionatori nei confronti del lavoratore in caso di inosservanza degli obblighi contrattuali e quelli di obbedienza e diligenza.
Il codice disciplinare è utile a identificare il complesso delle disposizioni, derivanti dalla legge o dai contratti collettivi applicati o dai regolamenti aziendali, relativo ai comportamenti vietati in azienda o, in una visione più attuale, anche durante lo svolgimento dell’attività lavorativa in modalità agile.
Il codice disciplinare, oltre a regolamentare i comportamenti vietati, disciplina in aggiunta le relative sanzioni correlate in caso di inosservanza delle disposizioni nonché le relative procedure di contestazione e applicazione.
Pubblicazione codice disciplinare
Il codice disciplinare deve essere portato a conoscenza dei lavoratori dell’azienda, tramite l’affissione in un luogo accessibile a tutti. Se l'azienda è articolata in più unità, l'affissione del codice disciplinare aziendale deve essere effettuata in ciascuna sede.
Requisito fondamentale prima della contestazione di qualsiasi illecito e di adozione di provvedimenti disciplinari è che il codice disciplinare sia affisso antecedentemente la violazione.
Ricordiamo che l’onere della prova della regolare affissione del codice disciplinare aziendale è a carico del datore di lavoro.
Codice disciplinare in azienda: è obbligatorio?
Al fine del corretto esercizio del potere disciplinare da parte del datore di lavoro è necessario che i comportamenti vietati e le relative sanzioni siano portate a conoscenza dei lavoratori.
In caso di mancanza di una valida affissione il datore di lavoro non può sanzionare disciplinarmente i comportamenti del lavoratore: la sanzione irrogata è considerata nulla, in considerazione del fatto che la conoscibilità delle norme disciplinari rappresenta una condizione essenziale per l’attuazione del procedimento disciplinare stesso.
Pertanto si può ritenere obbligatoria sia la redazione che l’affissione e pubblicazione del codice disciplinare, in quanto condicio sine qua non della possibilità di esercitare il potere disciplinare da parte del datore di lavoro.
Infatti l’art. 7 dello Statuto dei Lavoratori prevede che:
“Le norme disciplinari relative alle sanzioni, alle infrazioni in relazione alle quali ciascuna di esse può essere applicata e alle procedure di contestazione delle stesse, devono essere portate a conoscenza dei lavoratori mediante affissione in luogo accessibile a tutti. Esse devono applicare quanto in materia è stabilito da accordi e contratti di lavoro ove esistano.”
A chi serve il codice disciplinare?
Il potere disciplinare consente al datore di lavoro, in seguito all'inosservanza del dovere di diligenza, di obbedienza o dell'obbligo di fedeltà in azienda, di applicare sanzioni disciplinari di entità proporzionata alla gravità dell'infrazione.
Requisito fondamentale prima della contestazione di qualsiasi illecito e di adozione di provvedimenti disciplinari è che il codice disciplinare sia affisso antecedentemente la violazione. L’eventuale omissione non può essere sostituita da un’affissione successiva.
Ricordiamo che l’onere della prova della regolare affissione del codice disciplinare aziendale è a carico del datore di lavoro.
Al fine del corretto esercizio del potere disciplinare da parte del datore di lavoro è necessario pertanto assicurarsi che:
- Il codice disciplinare riporti i comportamenti vietati e le relative infrazioni nonché le procedure di contestazione;
- Regolare pubblicazione del codice disciplinare in un luogo accessibile a tutti i dipendenti per ogni sede di lavoro.
Regolamento aziendale: in cosa consistono i provvedimenti disciplinari?
Salvo diverse disposizioni del contratto collettivo applicato, i provvedimenti disciplinari possono consistere in:
- il rimprovero verbale;
- il rimprovero scritto;
- la multa;
- la sospensione dal servizio;
- il licenziamento con preavviso;
- il licenziamento senza preavviso (per giusta causa).
Il datore di lavoro prima di irrogare qualunque sanzione deve consentire al lavoratore di esporre la sua difesa. Pertanto la sanzione non può essere irrogata prima che siano trascorsi cinque giorni dalla contestazione per iscritto del fatto. Si precisa inoltre che il codice disciplinare può essere contenuto all’interno di un regolamento interno aziendale.
Come si approva il codice disciplinare?
In genere, il codice disciplinare riporta la parte del contratto collettivo riguardante le infrazioni. Non è previsto un particolare iter per l’approvazione del codice disciplinare in azienda in quanto i comportamenti vietati e le relative sanzioni sono disciplinate dalla contrattazione collettiva e dalla legge.
Generalmente, è redatto e approvato unilateralmente dalla parte datoriale. In caso di rappresentanze sindacali presenti in azienda è buona prassi consultarle prima di approvare il codice disciplinare, soprattutto qualora si vogliano inserire disposizioni che potrebbero derogare le disposizioni previste dal contratto collettivo applicato.
In questo caso è necessaria la consultazione delle rappresentanze sindacali presenti in azienda o in assenza le sigle maggiormente rappresentative sul piano nazionale a seconda del contratto collettivo applicato.
Come redigere un codice disciplinare aziendale: i consigli degli esperti
Al fine della corretta redazione di un codice disciplinare aziendale suggeriamo in primis di verificare le disposizioni contenute all’interno del contratto collettivo applicato. Buona norma prima di iniziare la stesura di un codice disciplinare aziendale è quella di fissare gli obiettivi che si vogliono raggiungere con l’approvazione del documento.
Il codice disciplinare aziendale deve essere redatto in modo chiaro, semplice e conciso in modo che non possa essere oggetto di eventuali interpretazioni dubbie o fraintendimenti.
Se il codice è generico o non indica chiaramente infrazioni e sanzioni correlate, gli eventuali provvedimenti disciplinari sono nulli.
Il codice disciplinare aziendale deve riportare:
- i comportamenti vietati
- le sanzioni previste in caso di violazione
- le procedure di contestazione
- i termini per l’esercizio del diritto di difesa da parte del lavoratore
Che differenza c’è tra codice di comportamento e codice disciplinare?
Esistono delle differenze tra regolamento interno aziendale e codice disciplinare, le elenchiamo di seguito:
- Il regolamento interno aziendale può disciplinare l’intera organizzazione aziendale, elencando norme comportamentali che l’azienda ritiene indispensabili per una migliore organizzazione. Il suo scopo è informare i dipendenti rispetto a cosa ci si aspetta da loro e quali sono le regole che devono rispettare.
- Il codice disciplinare si focalizza invece su quali sono i comportamenti vietati e le relative sanzioni in caso di infrazione.
In una visione più ampia del termine il codice disciplinare può essere parte integrante di un regolamento aziendale che va a normare tutti gli aspetti della vita lavorativa all’interno della specifica azienda. Il regolamento interno aziendale può essere utile principalmente per due aspetti: informazione per il dipendente e strumento per il datore di lavoro.
Il dipendente, con il regolamento interno, viene integrato nel contesto lavorativo avendo a disposizione gli strumenti per comportarsi in modo appropriato. In sostanza si può dire che il regolamento aziendale è utile per avere relazioni interne trasparenti e aumentare la cooperazione.
Il datore di lavoro individua e porta a conoscenza di tutti le regole comportamentali. In caso di mancato rispetto, da parte del dipendente, ha uno strumento condiviso a cui fare riferimento, anche in caso di provvedimenti.
È possibile regolamentare vari aspetti della vita lavorativa, dall’orario di lavoro, alle pause, alla modalità e tempistiche di comunicazione delle assenze, l’utilizzo della tecnologia (linee guida in merito all’utilizzo di cellulari, portatili, agende digitali personali, e-mail, social network e navigazione su internet sul posto di lavoro).
Regole in smart working: il regolamento aziendale vale anche per il lavoro agile?
Tra le possibilità maggiormente interessanti, il regolamento interno aziendale può contenere anche piani di welfare aziendale o regolamentare lo Smart Working. Il periodo di emergenza sanitaria da Covid ha portato moltissimi lavoratori a sperimentare forme di smart working e telelavoro, non con poche criticità. Abbiamo già parlato dei limiti e delle differenze tra smart working e telelavoro, ma ora vogliamo concentrarci sulla regolamentazione dello smart working e sulla possibilità che il datore di lavoro applichi il potere disciplinare anche quando non si lavora in sede.
Il regolamento aziendale anche in caso di smart working deve essere in linea con i CCNL applicati e le leggi vigenti: lo svolgimento della prestazione lavorativa in modalità agile non preclude la possibilità di esercizio del potere disciplinare da parte del datore di lavoro.
Il lavoratore in smart working rimane infatti comunque soggetto al potere organizzativo e disciplinare del datore di lavoro. Lo svolgimento della prestazione lavorativa in modalità agile non esula il lavoratore dal rispetto dei doveri di diligenza e riservatezza previste dalla natura della prestazione.
La Legge 81/2017 che disciplina lo smart working dispone che nell’accordo individuale con il dipendente o comunque all’interno del regolamento aziendale sul lavoro agile vengano chiarite le modalità di esercizio del potere disciplinare da parte del datore di lavoro anche quando la prestazione lavorativa venga svolta in modalità agile.
All’interno del regolamento aziendale sul lavoro agile riveste dunque importanza fondamentale la previsione di un codice disciplinare che individui i comportamenti sanzionabili, connessi all’esecuzione della prestazione lavorativa al di fuori della sede aziendale.
Il regolamento aziendale in caso di smart working indica le modalità d’uso degli strumenti di lavoro assegnati e sulle modalità di effettuazione dei controlli. Solo se sono rispettate tali condizioni, il datore potrà utilizzare le informazioni raccolte tramite gli strumenti di lavoro per tutti i fini connessi al rapporto di lavoro, incluso il controllo dei risultati della prestazione lavorativa e l’esercizio del potere disciplinare.
In questa situazione di emergenza sanitaria il legislatore ha reso possibile l’esercizio della prestazione lavorativa in modalità agile anche in assenza di specifici accordi individuali fino al 31 dicembre 2020.
In una situazione ordinaria lo svolgimento della prestazione lavorativa in modalità agile va normata da una specifico regolamento aziendale e da singoli accordi individuali, che riportino i requisiti richiesti dalla L. 81/2017 che regola la prestazione lavorativa in Smartworking.
Al fine di mettere a conoscenza del lavoratore delle regole aziendali e legislative che regolano lo svolgimento dell’attività lavorativa in smart working è buona prassi, oltre alla redazione degli accordi individuali, la consegna di una copia del regolamento aziendale sul lavoro agile al lavoratore da far sottoscrivere oltre che per presa visione anche per accettazione delle regole che disciplinano la diversa modalità di svolgimento della prestazione lavorativa.