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30 aprile 2021 Gestione presenze dipendenti e personale in smartworking: le novità 2021
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Gestione presenze dipendenti e personale in smartworking: le novità 2021

La rilevazione delle presenze in smart working ha richiesto l’introduzione di nuovi strumenti o soluzioni più pratiche, come il cartellino virtuale o una nuova concezione della giornata lavorativa.

Rilevazione presenze dei dipendenti in smartworking, come funziona?

Con l’arrivo dell’emergenza Covid, le aziende hanno dovuto attivarsi frettolosamente per consentire ai propri dipendenti di lavorare dalle proprie abitazioni in modalità telelavoro (qui abbiamo spiegato qual è la differenza tra lavoro agile e smart working). 
La rilevazione delle presenze dei dipendenti, utile a stabilire l’inizio e la fine della loro giornata lavorativa, le pause e il rispetto delle ore lavorative tassativamente previste dal Contratto Nazionale o Aziendale, in un contesto segnato dall’emergenza sanitaria non può più avvenire esclusivamente attraverso la timbratura del cartellino presenze sugli orologi timbratori (ricordate quelli che costringevano il buon ragioniere Fantozzi a estenuanti e bizzarre imprese mattutine?).

Le principali difficoltà riscontrate dalle aziende sono state il dover improvvisamente modificare la concezione della giornata lavorativa e modificare le modalità di controllo delle attività svolte dai propri dipendenti, in particolare considerando che quasi tutte le aziende non avevano ancora attuato al proprio interno un progetto di smart working così a larga scala.

Di conseguenza anche la rilevazione delle presenze in smart working ha richiesto l’introduzione di nuovi strumenti o soluzioni più pratiche.

Timbrare il cartellino in smart working: come funziona la rilevazione delle presenze del personale con il lavoro a distanza? 

La gestione delle presenze dei dipendenti in smart working deve essere effettuata nel rispetto delle disposizioni previste per il lavoro agile, che vede tra i principi fondamentali la gestione flessibile degli orari di lavoro senza un orario di inizio e fine come invece previsti per il lavoro in ufficio (anche se già superati in molti regolamenti o accordi di welfare aziendale attraverso fasce di flessibilità in entrata e uscita).
La principale soluzione adottata dalle aziende è quella di riconoscere al dipendente la cosiddetta “presenza automatica”, ossia il riconoscimento delle ore di lavoro giornaliere previste senza la necessità di segnalare l’ora di inizio e fine. 
Al dipendente viene richiesto di comunicare solo eventuali ore in meno effettuate in caso di permessi, malattia, congedi, ferie o altre assenze e nell’ambito della gestione delle assenze al lavoro in smartworking, attraverso vari strumenti che si differenziano soprattutto in base alla grandezza e al livello di informatizzazione degli strumenti aziendali utilizzati (dalle mail alle piattaforme online e le APP).

Smart working e cartellino virtuale: si può timbrare il cartellino con lo smartphone? 

Per quanto riguarda il lavoro da remoto attivato per far fronte all’emergenza Covid-19, molte aziende non sono riuscite ad intervenire tempestivamente a livello culturale aziendale e sui  servizi offerti ai propri clienti per consentire il passaggio da “lavoro a ore” a “lavoro per obiettivi” (si pensi ad esempio alle aziende che offrono servizi di assistenza in orari predefiniti).

In questi casi è probabile che sia stata attivata la rilevazione della presenza dei dipendenti online, attraverso l’utilizzo di piattaforme web o specifiche APP installate sugli smartphone personali dei dipendenti che consentono la gestione del proprio cartellino presenze. In questo modo il dipendente può inserire una timbratura virtuale sul proprio cartellino presenze e rendicontare le ore lavorate.

App per la rilevazione delle presenze del personale online 

Negli ultimi anni le aziende hanno digitalizzato sempre più le attività e i canali utilizzati per la gestione del personale, mettendo a disposizione dei propri dipendenti delle APP che consentono di effettuare molte attività attraverso il proprio smartphone. 
Il dipendente, oltre a poter recuperare la documentazione riguardante il suo rapporto di lavoro (come busta paga e certificazione unica), può anche gestire il proprio cartellino presenze attraverso l’inserimento di timbrature virtuali di inizio e fine lavoro, l’invio di richieste di autorizzazione per assenze o ferie e la rendicontazione delle ore di lavoro svolte su particolari progetti, clienti o commesse.

Vediamo un esempio concreto di tecnologie utilizzate per la gestione delle presenze dei dipendenti attraverso Zeta Service, specializzata nella gestione e amministrazione del personale in outsourcing, che offre tra i vari servizi dedicati ai clienti la gestione dei cartellini presenze (gestendo circa 660 mila cartellini all’anno) avvalendosi della tecnologia della società Zucchetti prima software house in Italia, e di varie APP rivolte ai dipendenti delle aziende seguite.

Tra le APP Zucchetti per la rilevazione delle presenze utilizzate da Zeta Service, utili a raccogliere direttamente dai dipendenti le informazioni utili per l’elaborazione dei cartellini presenze e delle buste paga, ci sono:

  • ZTimesheet: che consente la rilevazione delle ore di lavoro per ciascuna commessa aziendale (cliente o progetto);
  • ZClockIn: che permette ad ogni dipendente di timbrare le presenze in modo immediato, sicuro e integrato;
  • ZTimeline WorkFlow: che consente al dipendente di gestire il proprio cartellino presenze attraverso l’inserimento di nuove richieste di giustificativo assenza di cambi orario a pianificazione.

Queste APP, già utilizzate per l’ordinario svolgimento del lavoro, risultano essere ancor più efficaci per la gestione del lavoro in modalità smart working.

Valutare la produttività aziendale durante il lavoro agile: gli strumenti aziendali informatici utili per aziende in smart working 

Oltre agli strumenti informatici utili per la rilevazione delle presenze in smart working, le aziende hanno la necessità di strumenti informatici che consentano di recuperare le informazioni necessarie per la rendicontazione della nuova modalità di lavoro per obiettivi.

Il lavoro agile richiede una diversa modalità di controllo dei costi del personale impiegato nei progetti aziendali e nei servizi offerti ai propri clienti, che possa con precisione e chiarezza mostrare il lavoro impiegato per ciascuna attività e, di conseguenza, valutare la relativa produttività aziendale.
Sempre più aziende attivano applicativi e APP (come ad esempio l’APP Zucchetti ZTimesheet)  di rendicontazione delle ore lavorate per singola commessa. Per commessa si intende qualsiasi progetto, cliente o servizio per il quale risulta utile rendicontare le ore svolte dal proprio personale dipendente.
Attraverso le informazioni raccolte le aziende e i manager riescono a monitorare i carichi di lavoro delle risorse, a individuare eventuali esigenze di ottimizzazione delle attività svolte e valutare la marginalità dei servizi offerti ai propri clienti.

Badge e timbratura cartellino: le aziende abbandonano la timbratura fisica 

Il cambiamento organizzativo e lo sviluppo della nuova concezione della giornata lavorativa, come fin qui descritto, stanno inesorabilmente allontanando l’utilizzo dei timbratori fisici e il concetto di timbratura del cartellino presenze dalle prassi aziendali per tutte quelle mansioni lavorative che potranno abbandonare l’organizzazione delle giornate attraverso lavori a turni e con orari di inizio e fine prestabiliti.
Le aziende potranno avvalersi delle tecnologie già esistenti e diffuse che consentono ai dipendenti la gestione delle assenze attraverso portali on-line e APP attraverso un semplice smartphone, un tablet o un qualsiasi computer.

Le aziende che, invece, dovranno continuare a utilizzare i timbratori, per tutti o solo per alcune categorie di dipendenti, potranno avvalersi di nuovi strumenti di raccolta delle timbrature più funzionali e moderni rispetto ai classici timbratori orologio fisici con badge. Parliamo di timbratori virtuali che sfruttano l’inserimento della timbratura tramite smartphone e attraverso un sistema di geolocalizzazione confermano la presenza del dipendente nel luogo di lavoro prestabilito o di timbratori mobili (di dimensioni ridotte o installati su comuni tablet) che possono essere comodamente spostati nelle varie sedi di lavoro (utile ad esempio in caso di lavoro su cantieri).

In conclusione si può affermare che le tecnologie ad oggi presenti sono del tutto pronte e adatte a rispondere a qualsiasi esigenza richieda la nuova modalità di lavoro a distanza che l’emergenza Covid ha accelerato, ma che già da tempo aveva iniziato a rivoluzionare l’organizzazione del lavoro nelle aziende